Sabtu, 12 Juni 2010

BAB 9 MENGELOLA DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

A. Menggunakan Fasilitas Print Preview

Pada saat akan mencetak dokumen atau lembar kerja, sebaiknya terlebih dahulu melihat bentuk hasil pencetakan lembar kerja di layar monitor. Hal ini sangat berguna untuk memeriksa hasil cetakan sebelum dicetak menggunakan printer. Apabila hasil cetakan belum sesuai maka dapat dilakukan perbaikan untuk menghasilkan cetakan yang diinginkan. Untuk melihat bentuk hasil percetakan dilayar monitor, dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Print Preview. Langkah-langkahnya, yaitu :
* Pilih menu File - Print Preview atau dengan menekan ikon Preview pada toolbar Standard.
* Selanjutnya, Microsoft Excel akan menampilkan jendela Preview, dimana pada jendela tersebut ditampilkan hasil cetakan lembar kerja.

Pada jendela Preview terdapat beberapa tombol yang dapat digunakan. Berikut ini keterangan tombol-tombol yang terdapat pada jendela Preview, yaitu :
* Next : Menampilkan halaman berikutnya.
* Previous : Menampilkan halaman sebelumnya.
* Zoom : Memperbesar atau memperkecil tampilan.
* Print : Menampilkan kotak dialog Print untuk melakukan pencetakan.
* Setup : Mengatur halaman, ukuran kertas, header/footer, dan margin dengan menampilkan kotak dialog Page Setup.
* Margins : Mengatur garis batas halaman
* Page Break Preview : Mengubah tampilan lembar kerja dalam format page break.
* Close : Menutup jendela Preview
* Help : Memunculkan fungsi bantuan.


B. Mencetak Lembar Kerja dan Buku Kerja

Pada bagian sebelumnya telah dijelaskan cara menampilkan lembar kerja ke layar monitor sebelum dicetak. Selanjutnya, akan dijelaskan cara mencetak lembar kerja atau buku kerja menggunakan printer dan mencetak ke file.

1. Mencetak Lembar Kerja

Untuk mencetak lembar kerja ke printer, sebelumnya lembar kerja sudah harus dibuka dan dalam keadaan aktif. Langkah-langkahnya, yaitu :
* Pilih menu File - Print, tekan tombol Print pada toolbar Print Preview, atau tekan tombol Ctrl + P pada keyboard. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Print.
* Pada kotak dialog Print terdapat beberapa pilihan yang digunakan untuk mengatur pencetakan lembar kerja.

a. Printer, digunakan untuk menentukan ke mana dokumen akan dicetak.
- Name, memilih nama printer. Untuk memilih printer, dapat dilakukan dengan membuka tanda panah di samping kotak Name. Jika komputer hanya terhubung pada satu komputer, kita tidak perlu lagi mengubahnya. Jika komputer terhubung dengan jaringan komputer, kita dapat memilih printer lain yang tersedia dalam jaringan. Selain itu, terdapat tombol Properties yang digunakan untuk mengubah setting printer.
- Tombol Properties,mengatur pilihan-pilihan atau fasilitas yang tersedia pada printer.
- Tombol Find Printer, mencari printer tertentu dalam jaringan.
- Print to file, menyimpan hasil cetakan pada file untuk dicetak pada waktu lain atau pada printer lain yang tidak tesedia.

b. Print range, digunakan untuk menentukan halaman yang akan dicetak.
- All, mencetak semua halaman pada lembar kerja.
- Page(s), hanya halaman tertentu saja yang akan dicetak, dengan cara mengisi kotak From dengan halaman awal dan isi kotak To dengan halaman terakhiryang akan dicetak.

c. Print what, menentukan lembar kerja yang akan dicetak.
- Selection, mencetak sel-sel tertentu pada lembar kerja yang sedang diblok.
- Active sheet(s), mencetak semua isi lembar kerja yang sedang aktif.
- Entire workbook, mencetak semua lembar kerja yang terdapat pada buku kerja.
- Copies, menetukan jumlah salinan yang dihasilkan dengan mengisi jumlah salinan yang akan dihasilkan pada kotak Number of copies. Pilih Collate jika kita akan mencetak semua halamannya terlebih dahulu dan kemudian mencetak salinannya.

Langkah-langkah untuk mencetak sebagian lembar kerja, yaitu
* Pilih atau blok sel-sel yang akan dicetak.
* Pilih menu File - Print Area - Set Print Area.
* Buka kotak dialog Print dengan memilih menu File - Print atau dengan menekan tombol Ctrl + P pada keyboard.
* Selanjutnya, atur percetakan.

2. Mencetak ke File

Mencetak dokumen ke file sebenarnya sama dengan menyimpan lembar kerja tetapi format dari file-nya berupa suatu hasil cetakan seperti gambar. Dokumen yang dihasilkan dari percetakan dokumen lembar kerja ke file tidak dapat dibuka menggunakan Microsoft Excel karena formatnya tidak sama.
Untuk mencetak dokumen ke file, dapat dilakukan dengan cara berikut :
* Buka menu File - Print atau dengan menekan tombol Ctrl + P pada keyboard.
* Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Print. Tandai kotak Print to file. Selanjutnya, tekan tombol OK dimana akan ditampilkan kotak dialog Print to File.
* Pada kotak dialog Print to File, masukkan nama file pada kotak Output File Name. Hasil percetakan dokumen akan tersimpan dalam bentuk file.

Langkah - langkah mencetak bagian tertentu dari lembar kerja yang pertama kali harus memblok bagian tertentu terlebih dahulu dari lembar kwrja yang alkan dicetak. Langkah - langkah selanjutnya, yaitu :
* Pilih menu File - Print Area - Set Print Area.
* Buka menu File - Print atau dengan menekan tombol Ctrl + P pada keyboard.
* Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Print. Tandai kotak Print to file. Selanjutnya, tekan tombol OK dimana akan ditampilkan kotak dialog Print to File.
* Pada kotak dialog Print to File, masukkan nama file pada kotak Output File Name. Hasil percetakan dokumen akan tersimpan dalam bentuk file.


C. Mengatur Tata Letak (Layout) Cetakan

1. Mengatur Kertas

Pengaturan hasil cetakan tidak terlepas dari pengaturan ukuran kertas, karena setiap pencetakan tidak selalu menggunakan ukuran kertas yang sama. Penggunaan ukuran kertas dapat berubah - ubah sesuai dengan kebutuhan. Langkah - langkah untuk mengubah ukuran kertas pada Microsoft Excel, yaitu :
* Pilih menu File -Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Plih tab Page.
* Pada bagian tab Page terdapat beberapa pilihan untuk menentukan format kertas. yang digunakan, yaitu :

a. Orientation, mengatur ukuran pencetakan atau tata letak kertas. Pilihan yang dapat digunakan adalah tegak (Potrait) dan menyamping (Landscape).
b. Scaling, mengatur skala pencetakan.
- Adjust to, menetukan ukuran pencetakan berdasarkan presentase. Jika kotak Adjust to diisi dengan nilai 100 maka artinya normal, sedangkan jika lebih tinggi berarti diperbesar dan jika lebih rendah berarti diperkecil.
- Fit to, memadatkan isi hasil pencetakan menjadui sejumlah halaman yang ditentukan. Apabila kotak Fit to diisi dengan nilai 1 maka pencetakan akan disesuaikan agar tercetak pada satu halaman saja dan seterusnya sesuai dengan nilai yang dimasukkan.
c. Paper size, menetukan ukuran kertas yang akan digunakan dalam pencetakan. Hal ini dilakukan dengan menekan panah dan selanjutnya pilih ukuran kertas dari daftar pilihan yang muncul.
d. Print quality, menetukan kualitas pencetakan. Hal ini dilakukan dengan menekan panah kemudian menentukan kualitas hasuil pencetakan yang disediakan.
e. First page Number, menentukan nomor halaman petama, jika bukan 1. Secara default, pada kotak First page number terisi Auto. Apabila kotak tersebut diisi dengan nilai 2 maka penomoran halaman pertama akan dimulai dari angka 2.
f. Untuk mengatur format pencetakan lainnya dapat dilakukan dengan menekan tombol Options.
g. Tombol Print dilakukan untuk melakukan pencetakan ke printer.
h. Tombol Print Preview digunakan untuk menampilkan hasil cetakan di layar monitor.

2. Mengatur Margin

Untuk menghasilkan hasil cetak yang baik, kita juga harus memperhatikan pengaturan margin. Margin merupakan jarak antara tepi halaman kertas dengan tepi bidang lembar kerja. Margin atau badan pinggir halaman juga menetukan apakah bidang yang ingin dicetak dapat dimuat pada sebuah halaman atau tidak. Jika margin yang diatur melebihi batas halaman maka lembar kerja yang tercetak akan terputus. Langkah - langkah untuk mengatur margin, yaitu:
* Pilih menu File - Page Setup. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak Page Setup.
* Pilih tab Margins.
* Selanjutnya, dapat dilakukan pengaturan margin dengan mengisi nilai margin dan pengaturan lainnya pada kotak yang tersedia.
a. Top, mengatur batas atas kertas.
b. Bottom, mengatur batas bawah kertas.
c. Left, mengatur batas kiri kertas.
d. Right, mengatur batas kanan kertas.
e. Header, mengatur letak header atau jarak tepi atas halaman ke header.
f. Footer, mengatur letak footer atau jarak dari tepi bawah halaman ke footer.
g. Center on Page, mengatur posisi rata tengah halaman. Apakan posisi rata tengah dari halaman ditentukan secara horizontal atau vertikal.

3. Mengatur Header dan Footer

Untuk membuat tampilan lebih menarik, akan lebih baik apabila suatu baris tambahan di bagian atas dan bawah dari halaman yang disebut header dan footer. Tampilan header dan footer juga dapat dilihat sebagai judul yang muncul pada setiap halaman atau beberapa halaman tertentu. Selain itu, header dan footer biasanya digunakan untuk memberi nomor halaman atau memberi identitas pada hasil cetakan.

Untuk membuat header dan footer dapat dilakukan dengan cara berikut :
* Pilih menu File - Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Lalu, pilih tab Header/Footer.
* Kamu dapat melakukan pengaturan header dan footer dengan memilih isi header dan footer yang tersedia dengan menekan tanda panah pada kitak Header dan Footer. Pada kotak tersebut tersedia berbagai header yang biasa digunakan, seperti nomor halaman, nama file, lokasi penyimpanan file, dan pilihan lainnya.
* Untuk membuat sendiri header dan footer dapat dilakukan dengan menekan tombol Custom Header atau Custom Footer.
* Setelah kotak dialog Header dan Footer ditampilkan, isi kotak section dengan teks yang diinginkan.
* Isi header atau footer dapat ditempatkan pada tiga posisi, yaitu, posisi kiri (Left section), tengah (Center section), dan kanan (Right section).
* Nomor halaman dari suatu dokumen dapat ditampilkan pada header atau footer.
* Untuk menyisipkan fungsi penempatan nomor halaman, tanggal, dan fungsi lainnya dapat digunakan toolbar yang terdapat pada kotak dialog Header atau Footer.

4. Mengatur Lembar Kerja

Pengaturan lembar kerja dapat dilakukan untuk mengatur daerah pencetakan. Dengan menentukan daerah pencetakan, kamu dapat mencetak dokumen yang menggunakan beberapa lembar kerja sekaligus. Selain itu, kita juga dapat menentukan apakah dalam pencetakan dokumen akan ditampilkan elemen-elemen lembar kerja seperti bingkai lembar kerja dan garis skala (grid).

Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk pengaturan lembar kerja, yaitu :
* Pilih menu File - Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Pilih tab Sheet.
* Untuk menentukan daerah yang akan dicetak dapat dilakukan dengan mengisi kotak Print area. Untuk mengisi kotak Print area, dapat kita lakukan dengan menekan tombol di sebelah kanan kotak tersebut. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Page Setup - Print area. Isi kotak dialog tersebut dengan sel yang merupakan daerah yang akan dicetak.
* Pada bagian Print titles dimasukkan daerah judul lembar kerja yang akan ditampilkan pada setiap halaman pencetakan. Hal ini digunakan untuk menentukan daerah yang akan menampilkan judul pada setiap lembar kerja yang dipilih. Untuk menampilkan judul pada posisi atas yang akan selalu dicetak di bagian awal halaman, kotak yang diisi adalah Rows to repeat at top. Sedangkan, untuk menampilkan judul pada kolom yang akan dicetak pada bagian kiri halaman, dilakukan dengan mengisi kotak Columns to repeat at left. Untuk mengaktifkan kotak Rows to repeat at top atau Columns to repeaat at left, dapat dilakukan dengan menekan tombol di sebelah kanan pada setiap kotak tersebut.
* Fungsi yang dapat digunakan adalah fungsi untuk menampilkan elemen-elemen lembar kerja pada hasil pencetakan, yaitu :
a. Gridlines, menampilkan garis skala pada hasil pencetakan.
b. Row and column headings, menampilkan bingkai lembar kerja. Pilihan ini digunakan untuk mencetak nama kolom dan nomor baris.
c. Black and white, mencetak hasil pencetakan dengan warna hitam putih.
d. Draft quality, mencetak hasil pencetakan dengan kualitas draft sehingga menghemat tinta dan mempercepat proses pencetakan.
e. Comments, menampilkan komentar pada hasil pencetakan. Pilihan ini digunakan untuk menentukan posisi catatan atau komentar di bagian akhir dokumen atau tetap pada posisi dimana catatan atau komentar tersebut terlihat.
f. Cell errors as, mengatur karakter yang akan ditampilkan pada saat terjadi error pada suatu sel. Pada pilihan ini dapat menentukan apakah error dalam sel akan ditampilkan, dikosongkan, atau diganti dengan tampilan lain.
* Pada pilihan Page order, terdapat dua pilihan untuk menentukan urutan pembacaan lembar kerja. Down, than over dugunakan untuk menentukan pembacaan urutan lembar kerja dari atas ke bawah kemudian dilanjutkan ke samping kanan. Over, than down digunakan untuk mengurut lembar kerja dari kiri ke kanan kemudian dilanjutkan ke bawah.


D. Mengatur Lembar Kerja dalam Buku Kerja

1. Mengganti Nama Lembar Kerja

Langkah-langkah untuk mengganti nama lembar kerja, yaitu :

Cara 1
a. Klik tab lembar kerja yang akan diganti namanya, misalnya tab Sheet 1.
b. Klik dua kali tab lembar kerja tersebut dan selanjutnya ketikkan nama baru untuk lembar kerja tersebut. Selanjutnya, tekan tombol Enter pada keyboard.

Cara 2
a. Klik tab lembar kerja yang akan diganti namanya.
b. Klik kanan pada tab lembar kerja kemudian pilih Rename pada menu shortcut yang ditampilkan.

Cara 3
a. Klik tan lembar kerja yang akan diganti.
b. Pilih menu Format - Sheet - Rename.
c. Ketikkan nama baru lembar kerja yang kamu inginkan.

2. Menyisipkan Lembar Kerja

Secara default, Microsoft Excel menyediakan tiga lembar kerja (sheet) yang dapat ditambahkan sesuai kebutuhan. Langkah-langkah untuk menambahkan lembar kerja pada suatu buku kerja, yaitu :
* Pilih salah satu tab lembar kerja. Sebagai contoh, digunakan lembar kerja yang telah dibuat sebelumnya, di mana akan ditambahkan lembar kerja baru dengan nama Kelas D. Pilih tab lembar kerja dengan nama kelas C.
* Tekan tombol kanan mouse, di mana posisi penunjuk mouse masih berada pada tab Kelas C.
* Pilih Insert pada pilihan menu shortcut yang ditampilkan.
* Pada kotak dialog Insert, pilih Worksheet pada tab General kemudian tekan tombol OK.
* Selanjutnya, tan lembar kerja akan bertambah satu. Lembar kerja yang ditambahkan akan berada pada posisi di sebelah kiri lembar kerja yang aktif. Ganti nama sheet dengan nama Kelas D.
* Posisi Kelas D berada diantara Kelas B dan Kelas C. Unutk memindahkan posisi tan Kelas D dapat dilakukan dengan cara tekan dahan tahan tombol kiri mouse pada tab Kelas D kemudian geser mouse ke sebelah kanan tab Kelas C.

3. Menyalin Lembar Kerja

Isi suatu lembar kerja pada Microsoft Excel dapat disalin pada lembar kerja lain yang masih kosong. Hal ini dilakukan untuk memudahkan kita dalam bekerja pada saat memerlukan beberapa lembar kerja yang memiliki format dan isi yang sama. Sebagai contoh, pada buku kerja yang telah dibuat sebelumnya, terdapat lembar kerja dengan nama Kelas D. Lembar kerja tersebut belum terisi apapun.

Langkah-langkah menyalin isi data pada lembar kerja Kelas C, yaitu :
* Pilih tab lembar kerja yang akan disalin. Contoh, gunakan lembar kerja Kelas C.
* Blok isi lembar kerja tersebut dengan cara klik tombol kiri mouse dan tahan kemudian geser sampai memblok semua bagian yang akan disalin.
* Tekan dan tahan tombol Ctrl pada keyboard, selanjutnya klik lembar kerja Kelas D. Tab Kelas D akan berubah menjadi warna putih.
* Pilih menu Edit - Fill - Across Worksheets. Fasilitas Across Worksheets digunakan untuk menyalin isi data suatu sel atau range suatu lembar kerja ke beberapa lembar kerja lain dengan cara atau langkah lebih cepat.
Fasilitas lainnya, yaitu :
- Down, menyalin isi sel ke sel-sel yang terletak pada bagian bawahnya.
- Right, menyalin isi sel ke sel-sel yang terletak di sebelah kanannya.
- Up, menyalin isi sel ke sel-sel yang terletak pada bagian atasnya.
- Left, menyalin isi sel ke sel-sel yang terletak pada sebelah kirinya.
* Pada kotak dialog Fill Across Worksheet, pilih All kemudian tekan tombol OK. Pilihan All digunakan untuk menyalin isi sel atau range termasuk format selnya. Pilihan lainnya yaitu :
- Contents, menyalin isi sel atau range.
- Formats, menyalin format selnya saja.
* Terdapat beberapa cara untuk menyalin isi dari suatu lembar kerja. Cara lain untuk menyalin isi dari suatu lembar kerja adalah dengan menggunakan menu Edit - Move or Copy Sheet.

Untuk menyalin menggunakan fasilitas tersebut, yaitu :
- Pilih lembar kerja yang akan disalin.
- Pilih menu Edit - Move or Copy Sheet. Selanjutnya,akan ditampilkan kotak dialog Move or Copy.
- Untuk menentukan lokasi buku kerja di mana salinan akan ditempatkan, dapat dipilih pada daftar kotak pilihan To book. Pilih nama buku kerja yang sama jika ingin memindahkan lokasi lembar kerja pada buku kerja yang sama. Sedangkan, untuk memndah atau menyalin lembar kerja ke buku kerja baru, klik pilihan (new book).
- Pada kotak pilihan Before sheet, pilihlah lokasi lembar kerja di mana hasil salinan akan ditempatkan di sebelah kiri nama lembar kerja yang dipilih.
- Tandai kotak Create a copy untuk menyalin isi dari lembar kerja.
- Tekan tombol OK. Selanjutnya, tab lembar kerja akan bertambah satu dengan nama group.

4. Memindahkan Lembar Kerja

Selain menyalin isi dari suatu lemnar kerja, kamu juga dapat memindahkan isi dari lembar kerja. Mamindahkan isi lembar kerja sebenarnya tidak jauh berbeda dengan menyalin isi lembar kerja.

Langkah-langkahnya, yaitu :
* Pilih lembar kerja yang akan dipindahkan.
* Pilih menu - Edit Move or Copy Sheet. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Move or Copy.
* Untuk menentukan lokasi buku kerja di mana lembar kerja akan dipindahkan dapat dipilih pada kotak daftar pilihan To book.
* Pada kotak pilihan Before sheet, pilih lokasi lembar kerja di mana lembar kerja akan dipindahkan.
* Biarkan kotak Create a copy tetap kosong karena lembar kerja hanya akan dipindahkan tanpa menyalin.

5. Menghapus Lembar Kerja

Suatu lembar kerja Microsoft Excel dapat dihapus apabila sudah tidak dibutuhkan. Langkah-langkah untuk menghapus lembar kerja ada beberapa cara, yaitu :
* Pilih tab lembar kerja yang akan dihapus.
* Pilih menu Edit - Delete Sheet.

Atau dengan cara berikut :
* Pilih lembar kerja yang akan dihapus.
* Letakkan posisi penunjuk mouse di atas tab lembar kerja yang akan dihapus.
* Klik kanan pada tombol mouse yang akan menampilkan menu shortcut.
* Pilih perintah Delete.
* Lembar Kerja akan terhapus dari buku kerja.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar